Clara Falcone, Import Manager, O&O Forwarding S.r.l.
“A volte per crescere non servono nuove risorse, serve un nuovo modo di lavorare insieme.”
Clara Falcone, Import Manager di O&O Forwarding S.r.l. (PMI operante nel settore import-export), a un certo punto si è sentita sopraffatta. “Mi chiamano per ogni piccolo intoppo…”, “Mi occupo ancora di troppe operazioni che non sono più compito mio…” e “Vorrei che il team fosse autonomo, invece, c’è sempre qualcosa che non va…” erano frasi che pronunciava quotidianamente. Poi ha scelto di investire sul suo team per liberare tempo ed energie e abbiamo iniziato un percorso su misura di Data Driven Business Coaching.
Incontro spesso manager e team leader che si trovano esattamente nella stessa posizione in cui si trovava Clara: desiderano un team indipendente e performante e faticano a fare un passo indietro. Ecco come abbiamo affrontato questa sfida con Clara e come la sua esperienza può esserti di ispirazione.
Tanta operatività, poca autonomia
“Se vuoi che le persone si prendano responsabilità, smetti di fare le cose al posto loro.”
Clara gestisce un team di 7 persone che si occupano di spedizioni aeree e via mare. Aveva già lavorato sulla sua leadership e sul mindset del team, eppure le mancava ancora un tassello:
creare un contesto in cui la sua squadra potesse lavorare con maggiore indipendenza, senza doverla coinvolgere in ogni decisione. L’obiettivo era chiaro, ovvero raggiungere una vera autonomia operativa entro settembre 2025, liberandola da attività esecutive per restituirle tempo strategico.
Come misurare l’autonomia?
“L’indipendenza lavorativa delle persone si può allenare, così può crescere. Come? Con i numeri.”
Clara ha scelto i suoi numeri: tre indicatori chiave, semplici come piace a me e molto centrati con il suo obiettivo. Ha scelto di organizzare almeno un meeting mensile al mese in presenza, per rafforzare la coesione, condividere i valori dell’impresa e mantenere il focus di tutti su una direzione comune. Inoltre ha monitorato le criticità che i suoi collaboratori gestivano in autonomia, stabilendo che il 50% dei problemi dovesse essere risolto dal team, senza il suo coinvolgimento. In più, ha osservato il risparmio sui costi delle pratiche gestite, attraverso il monitoraggio – da parte di ciascun membro del gruppo di lavoro – dell’impatto economico delle proprie azioni.
In sostanza, Clara ha dato concretezza alla performance con solo tre KPI che raccontano sia cosa sta accadendo, sia dove il team sta andando.
6 mesi per una trasformazione concreta
“La crescita non è un risultato. È un processo, fatto di azioni quotidiane misurabili.”
Il lavoro insieme a Clara è partito a gennaio 2025. Ci siamo concentrati su:
- coaching individuale per aiutarla a delegare davvero e a fidarsi del team.
- supporto alla progettazione dei meeting di team, con focus su comunicazione, responsabilità e problem solving.
- pianificazione di One-to-one regolari con ogni collaboratore, introdotti da maggio per creare uno spazio di confronto, ascolto e crescita.
- identificazione di un nuovo KPI individuale sul risparmio costi, attivo da giugno.
- definizione di un sistema premiante variabile legato al raggiungimento di questo KPI, per favorire comportamenti virtuosi e orientati all’efficienza, oltre che per motivare le persone a dare il massimo.
L’ostacolo maggiore è stato imparare a delegare davvero. Delegare infatti significa accettare che gli altri facciano le cose in modo diverso da te e fidarsi che funzioni lo stesso. Il nodo centrale era proprio il ruolo di Clara: da punto di riferimento operativo doveva diventare una guida strategica.
Un passaggio delicato, che ha richiesto un lavoro di ristrutturazione interna attraverso un allenamento alla delega consapevole nello spazio protetto del coaching. Abbiamo anche introdotto gradualmente strumenti che favorissero l’autonomia, come i KPI e i meeting strutturati. Infine, siamo riusciti a dare maggiore visibilità al contributo di ciascuno, grazie alla misurazione individuale dei risultati.
Quando i numeri iniziano a parlare
“Ogni ora liberata è un’opportunità strategica che prima non esisteva.”
Già entro fine marzo 2025, i risultati erano tangibili per Clara.
Infatti, il team era cresciuto notevolmente e in breve tempo, ha raggiunto (dati alla mano) questi risultati:
- 90% delle criticità operative gestite in autonomia dalla squadra. Grazie alla maggiore autonomia del team, 1 ora al giorno liberata per Clara, pari a circa 220 ore l’anno da dedicare ad attività a maggiore valore aggiunto
- valore stimato del tempo recuperato: 15.000 € all’anno
- crescita della cultura della performance, grazie ai KPI individuali
Clara oggi può concentrarsi su attività strategiche, come lo sviluppo del team, la relazione con i partner e l’ottimizzazione dei processi.
